Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

P-Informatik, Inhaber Jonathan Pilz, Bruchweg 1b, 23738 Riepsdorf, Deutschland. E-Mail: kontakt@p-informatik.de, Telefon: +49 1556 7775999.

P-Informatik ist verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Website trainexam.de und für die Nutzerkonten in der Anwendung app.trainexam.de.

Für die Daten von Prüflingen ist das Prüfungsunternehmen verantwortlich, das die Prüfung durchführt. P-Informatik verarbeitet diese Daten in dessen Auftrag (Art. 28 DSGVO). Fragen zur eigenen Prüfung richten Prüflinge daher bitte an das Unternehmen, das sie eingeladen hat.

2. Hosting und Übertragung

Website und Anwendung laufen auf der Infrastruktur von Cloudflare, Inc. (Cloudflare Workers, D1, R2, Durable Objects). Datenbank, Dateien und der Live-Raum je Prüfung sind auf die EU-Jurisdiktion festgelegt: Diese Daten werden ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet. Mit Cloudflare besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung einschließlich der EU-Standardvertragsklauseln.

Bei jedem Aufruf verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung), um die Seiten auszuliefern und vor Angriffen zu schützen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb).

3. Website trainexam.de

Die Website setzt keine Cookies, verwendet keine Analyse- oder Werbedienste und bindet keine Inhalte von Dritten ein. Schriften werden vom eigenen Server geladen.

Kontaktformular

Wenn Sie das Kontaktformular absenden, übermitteln wir Firmenname, Ansprechperson und E-Mail-Adresse sowie freiwillig Telefonnummer, erwartete Prüflinge je Monat und Ihre Nachricht an die Anwendung app.trainexam.de und speichern sie dort, bis die Anfrage bearbeitet ist. Zweck ist die Beantwortung Ihrer Anfrage und die Vorbereitung eines Vertrags; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).

Zum Schutz vor Missbrauch wird die Zahl der Anfragen je IP-Adresse begrenzt; dafür wird die IP-Adresse höchstens eine Stunde gespeichert. Anfragen, aus denen kein Vertrag entsteht, löschen wir spätestens zwölf Monate nach dem letzten Kontakt.

4. Nutzerkonten in der Anwendung

Den ersten Unternehmens-Admin eines Prüfungsunternehmens legt P-Informatik an. Alle weiteren Nutzer, etwa Prüfungsersteller, Prüfer und Aufsichten, legt der Unternehmens-Admin an.

Gespeichert werden Name, E-Mail-Adresse, Rolle, ein Passwort-Hash (PBKDF2), auf Wunsch der zweite Faktor, der Status des Kontos, die letzte Aktivität sowie Sitzungen (als Hash eines Zufallswerts in einem Cookie, standardmäßig zwölf Stunden gültig). Zweck ist die Vertragsdurchführung; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Sicherheit der Konten

Je Sitzung speichert TrainExam Zeitpunkt, IP-Adresse, Browserkennung und letzte Aktivität, je Nutzer die bekannten Geräte (Browser und Betriebssystem). Anmeldungen, Fehlversuche, Freischaltungen, Sperren, Löschungen und Support-Zugänge stehen mit Zeitpunkt und IP-Adresse im Audit-Log. Nach fünf fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen wird die Anmeldung für eine einstellbare Zeit gesperrt (Standard zehn Minuten); dafür wird die IP-Adresse so lange gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachvollziehbarkeit und Schutz der Konten).

Prüferakte und Unabhängigkeit

In der Prüferakte führt das Prüfungsunternehmen zu seinen Prüfern die Anerkennung (Nummer, Gültigkeit, Prüfungsarten), den Triebfahrzeugführerschein (Nummer, Gültigkeit) und Fortbildungen. Vor der Bewertung erklären Prüfer ihre Unabhängigkeit gegenüber den Prüflingen; gespeichert werden Name, Zeitpunkt und bei Befangenheit der angegebene Grund.

Löschen eines Kontos

Beim Löschen eines Kontos werden Zugang, Passwort und E-Mail-Adresse entfernt. Hat die Person Prüfungen abgenommen, bleibt ihr Name in den Prüfprotokollen erhalten, weil diese ohne den Namen des Prüfers nicht aussagekräftig wären.

5. Daten der Prüflinge

Prüflinge haben kein Konto. Das Prüfungsunternehmen legt sie mit ihrem Namen an und erhält je Person einen Prüfschlüssel. Im Auftrag des Prüfungsunternehmens werden verarbeitet:

• Name, Prüfschlüssel, Zeitfenster und Stand der Teilnahme;
• die gestellten Fragen in der Fassung zum Prüfungsstart, die gegebenen Antworten, Punkte und das Ergebnis;
• Ereignisse mit Zeitpunkt: Anmeldung, Technikcheck, Ausweiskontrolle, Bestätigung der Regeln, Start, Pausen, Zeitgutschriften, Verlassen des Vollbilds, Verbindungsabbrüche, Nachrichten des Prüfers, Abgabe;
• die Bestätigung der Prüfungsfähigkeit vor dem Start oder die Anzeige, die Prüfung nicht ablegen zu können, jeweils nur mit Zeitpunkt und verwendetem Text; Gründe, etwa eine Erkrankung, werden nicht abgefragt und nicht gespeichert;
• Angaben zu Nachteilsausgleich und Vermerke des Prüfers, soweit das Prüfungsunternehmen sie einträgt;
• die Art des Geräts (Rechner oder Tablet) und bei Tablets die eigene Angabe, ob der „Geführte Zugriff“ eingeschaltet ist;
• die IP-Adresse für höchstens die Sperrdauer, wenn ein Prüfschlüssel mehrfach falsch eingegeben wurde.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Prüfungsverfahrens durch das Prüfungsunternehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG im Beschäftigungs- und Bewerbungsverhältnis).

Live-Bild und Live-Ton

Zur Aufsicht überträgt die Anwendung während des Einlasses und der Prüfung Bild und Ton von Kamera und Mikrofon des Prüflings an den Prüfer und das Bild des Prüfers an den Prüfling. Die Übertragung beginnt erst, wenn der Prüfer sich „bereit“ geschaltet hat; vorher sendet der Browser des Prüflings weder Bild noch Ton. Eine Leiste auf der Seite des Prüflings zeigt jederzeit den Stand an. Der Prüfling wird vor dem Technikcheck über die Aufsicht informiert und bestätigt den Hinweis.

Bild und Ton werden zu keinem Zeitpunkt aufgezeichnet oder gespeichert, weder von P-Informatik noch von Cloudflare. Die Übertragung läuft verschlüsselt (WebRTC) direkt zwischen den Browsern. Lässt die Netzwerkumgebung keine direkte Verbindung zu, leitet ein TURN-Relaisdienst von Cloudflare die verschlüsselten Datenpakete weiter, ohne sie zu entschlüsseln oder zu speichern.

Bildschirm, Monitor und Arbeitsplatz

Verlangt das Prüfungsunternehmen die Bildschirmfreigabe, teilt der Prüfling zusätzlich seinen ganzen Bildschirm mit der Aufsicht, mit höchstens fünf Bildern je Sekunde und verringerter Auflösung. Auch dieses Bild wird nicht aufgezeichnet.

Der Browser meldet dazu, ob ein zweiter Bildschirm angeschlossen ist (nur Chrome und Edge), sowie die Auflösung von Bildschirm und Freigabe. Gespeichert werden nur der Stand (freigegeben, ein Bildschirm ja oder nein) und die Ereignisse im Verlauf, etwa das Ende der Freigabe oder ein neu angeschlossener Monitor.

Vor dem Start zeigt der Prüfling auf Verlangen sein Gerät, den Arbeitsplatz und den Raum in die Kamera. Gespeichert wird nur, wer den Arbeitsplatz wann bestätigt oder mit welchem Hinweis abgelehnt hat.

Protokoll während der Prüfung

Die Anwendung protokolliert, wenn Kopieren, Einfügen, Drucken oder das Kontextmenü versucht werden, und wann und wie lange das Prüfungsfenster verlassen wurde oder keinen Fokus hatte. Notizen der Aufsicht zu einzelnen Prüflingen stehen mit Zeitpunkt und Namen im Verlauf und im Prüfprotokoll.

Zur Qualität der Videoverbindung misst der Browser Paketverlust, Laufzeit und Datenrate; gespeichert werden nur Wechsel der Verbindungsstufe mit diesen Messwerten. Der freiwillige Systemcheck vor der Prüfung speichert nur das Ergebnis je Prüfpunkt (in Ordnung, Hinweis, Mangel), die gemessene Laufzeit zum Server und den Namen des Browsers; Bild, Ton und Bildschirm verlassen dabei den Rechner nicht.

Enthält eine Frage Video oder Ton, speichert die Anwendung, wie oft und wann der Prüfling es abgespielt hat. Die Datei selbst liegt beim Prüfungsunternehmen in der Anwendung und wird nicht an Dritte gegeben.

Speicherdauer

Antworten, Ereignisse, Nachrichten und Bilder abgeschlossener Prüfungen werden nach einer Frist automatisch gelöscht. Die Frist legt der Unternehmens-Admin des Prüfungsunternehmens für alle seine Prüfungen fest; Standard sind fünf Jahre nach Ende der Prüfung entsprechend der Aufbewahrungsfrist des § 22 TfPV.

Punkte, Prozentwert und das Ergebnis „bestanden“ oder „nicht bestanden“ bleiben als Nachweis erhalten, bis das Prüfungsunternehmen die Prüfung oder P-Informatik das Unternehmen löscht. Das Prüfungsunternehmen kann alle seine Daten jederzeit als Export erhalten und das vollständige Löschen beauftragen.

6. Weitere Verarbeitungen

E-Mails

E-Mails (Monatsbericht, auf Wunsch Benachrichtigungen) verschickt TrainExam über den Dienst Brevo mit Sitz in Paris als Auftragsverarbeiter mit Verarbeitung in der EU, sobald der Versand eingerichtet ist. Dabei werden Name und E-Mail-Adresse der Empfänger, Betreff und Inhalt übermittelt; TrainExam protokolliert Zeitpunkt, Art und Zustellstatus. Der Monatsbericht enthält nur zusammengefasste Zahlen des Prüfungsunternehmens, keine Namen von Prüflingen, und lässt sich jederzeit abbestellen.

KI-Abschrift bei Papierprüfungen

Hat das Prüfungsunternehmen die KI-Abschrift eingeschaltet, werden bei Papierprüfungen die Ausschnitte handschriftlicher Antworten zusammen mit Aufgabe und Musterlösung an Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg) übermittelt. Dort liest das KI-Modell Claude (Anthropic) über den Dienst Amazon Bedrock ausschließlich in Rechenzentren der EU die Handschrift und schlägt eine Abschrift und Punkte vor. Name und Prüfungsnummer werden nicht übermittelt. Amazon verwendet die Daten nicht zum Training. Der Vorschlag wird bei der Antwort gespeichert und mit ihr gelöscht; über die Punkte entscheidet immer der Prüfer (keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO).

Benachrichtigungen

Für Benachrichtigungen speichert TrainExam je Nutzer die gewählten Einstellungen und die Hinweise selbst (Art, Titel, Text, Zeitpunkt, gelesen). Hinweise zu Prüflingen nennen deren Namen und gehen nur an Personen, die die jeweilige Prüfung führen oder bewerten. Systembenachrichtigungen zeigt der Browser nur nach ausdrücklicher Erlaubnis.

Verträge und Support

Bestätigt ein Unternehmens-Admin einen Vertrag digital, speichert TrainExam Name, Zeitpunkt, IP-Adresse und eine Prüfsumme des Textes als Nachweis. Support-Anfragen enthalten Name, Betreff und die Nachrichten; sie sind für TrainExam und im Unternehmen für den Unternehmens-Admin sichtbar.

Status-Seite

Die Status-Seite status.trainexam.de verarbeitet keine personenbezogenen Daten außer den technisch notwendigen Verbindungsdaten.

Datensicherung

Die tägliche Sicherung liegt verschlüsselt im eigenen Speicher von TrainExam in der EU und wird nach 35 Tagen gelöscht.

Übungsmodus

Der Übungsmodus speichert keine personenbezogenen Daten: Wer übt, meldet sich nicht an; gezählt wird nur, wie oft eine Übungsfrage gestellt und richtig gelöst wurde.

7. Empfänger

Daten werden an Cloudflare als Auftragsverarbeiter (Hosting, Speicherung, TURN-Relais) und, sobald der E-Mail-Versand eingerichtet ist, an Brevo weitergegeben. Hat das Prüfungsunternehmen die KI-Abschrift eingeschaltet, gehen Ausschnitte handschriftlicher Antworten von Papierprüfungen an Amazon Web Services (Amazon Bedrock, EU). Daten von Prüflingen sieht nur das Prüfungsunternehmen, das die Prüfung durchführt; andere Unternehmen haben keinen Zugriff (Mandantentrennung).

P-Informatik greift auf Daten eines Prüfungsunternehmens nur zur Fehlerbehebung oder auf dessen Wunsch zu; ein solcher Support-Zugang ist auf eine Stunde begrenzt und wird im Audit-Log festgehalten. Eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nicht statt, es sei denn, eine gesetzliche Pflicht verlangt sie.

8. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber dem jeweils Verantwortlichen das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und
• Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO).

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel beim Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24103 Kiel.

Für Daten aus Ihrer Prüfung wenden Sie sich bitte an das Prüfungsunternehmen, das Sie eingeladen hat; wir unterstützen es bei der Beantwortung.

9. Sicherheit

Alle Verbindungen sind mit TLS verschlüsselt. Passwörter, Sitzungen und Prüfschlüssel werden nur als Hash gespeichert. Prüfschlüssel gelten für eine Person, eine Prüfung und ein Zeitfenster und sind nach der Abgabe verbraucht. Fehlversuche werden begrenzt. Schreibende Zugriffe sind nur von der eigenen Seite aus möglich.

10. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Anwendung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.